"Бюджетирование и управленческий учёт в Excel"

О семинаре

Дата проведения:
25-26 ноября 2016 года.
23 200 рублей

Как превратить Excel из программы – калькулятора в мощную систему управления финансами?

  • Программа
  • Подробная программа

 

Как превратить Excel из программы для простейших вычислений в мощную информационную систему, которая сможет оперировать большими объёмами данных?

 

Как избавиться от большинства рутинных операций, которые приходится выполнять экономисту и «перепоручить» их компьютеру?

 

Как создать в Excel стройную систему файлов и ссылок, которая не будет рушиться от малейших изменений?

 

 

Наверное, на свете нет ни одного экономиста или финансиста, который не использует Excel в своей повседневной деятельности. На первый взгляд кажется, что Excel – идеальная система для экономиста. Именно поэтому большая часть компаний малого бизнеса (да и среднего тоже) использует Excel как средство автоматизации бюджетирования и управленческого учёта.

 

Но Excel – это не база данных. И для многопользовательской работы он не предназначен. Так что если использовать его в качестве автоматизированной системы управления финансами – возникает множество проблем, которые сильно осложняют жизнь его пользователям.

 

Если вы давно и плотно работаете в Excel, то наверняка сталкивались с такими (или похожими) проблемами:

 

Знаете ли вы случаи, когда из-за маленькой ошибки в данных приходилось вручную перепроверять огромные таблицы?

 

Известны ли Вам случаи, когда из-за того, что один пользователь редактировал свой файл, «слетали» ссылки или данные в других файлах?

 

Сталкивались ли вы с ситуациями, когда пользователи вводили в свои файлы разные данные (например, использовали разные списки покупателей) из-за чего потом приходилось сверять файлы вручную?

 

Вам встречались ситуации, когда приходилось вручную выполнять трудоёмкие операции? (например – удалять дубли из таблицы в 15 000 строк, сравнить между собой два разных списка или выбирать с одного листа на другой данные, отвечающие сразу нескольким условиям)

 

Знакомы ли вы с людьми, у которых много времени, сил и энергии уходит на проверку правильности заполнения данных и приведение файлов в «благопристойный» вид?

Случалось ли Вам работать с данными, которые собирались из нескольких файлов, из-за чего было сложно проверить их достоверность и правильность расчётов?

 

Подобного рода сложности существенно ограничивают использование Excel и заставляют экономистов большую часть времени заниматься скучной и однообразной работой – контролем за правильностью данных, ручным переносом данных из одного файла в другой, устранением «глюков», поиском ошибок и т.д..

 

Как бы прискорбно это не звучало, но примерно 70% систем управления финансами, которые нам приходилось встречать на платформе Excel – это бессвязные наборы файлов, данные между которыми переносятся практически вручную (путём копирования и вставки).

 

 

Однако Excel – достаточно мощная платформа, которая при правильном подходе может без сбоев обрабатывать огромные объёмы данных.

 

От чего зависит стабильная работа Excel и его умение обрабатывать большие объёмы данных?

 

Как ни странно, но стабильность и предсказуемость работы Excel зависит только от формул, которые вы в него ввели. Я постараюсь объяснить это на примере.

 

Давайте представим себе двух школьников – пускай это будут Вася и Петя. Вася уже знает умножение, а Петя – ещё нет. Один и тот же пример, пускай это будет 8 умножить на 5, они будут решить разными способами:

 

Вася – 8 х 5 = 40;

 

Петя – 8 + 8 + 8 + 8 + 8 = 40.

 

Вася решил задачу в одно действие, а Петя – в четыре.

 

Примерно то же самое происходит и в Excel. Практически любую задачу в Excel можно решить несколькими способами. Только одни способы сложные и ненадёжные, а другие – надёжные и простые.

 

Не верите? Вот Вам простейший пример с формулой суммы:

 

А попробуйте удалить, например, шестую строку – сложная и ненадёжная формула «развалится».

 

Работоспособность и надёжность системы управления финансами, созданной в Excel, зависит в большей степени не от возможностей программы, а от методов, которые используются при решении задач.

 

Поверьте мне – возможностей в Excel больше чем достаточно, и именно поэтому практически любую задачу можно решить несколькими способами (как правило, тремя-четырьмя). Весь вопрос в том, какой способ решения выбрать.

 

На этом этапе важнее всего – хорошее знание возможностей Excel. Однако по статистике 90% пользователей знают Excel на 10%. И поэтому решают стоящую перед ними задачу не оптимальным, а известным им способом. Вот и получается, что лучше всего решать задачу умножением, а решают её сложением (потому что не знают умножения).

 

Однако вины самих пользователей в этом нет. Научиться адекватно работать в Excel’e у нас практически негде. На компьютерных курсах, как правило, учат только простейшим операциям, а специализированных курсов типа «Excel для экономистов» у нас просто нет.

 

Однако есть и хорошие новости. Даже если изучить Excel на 100% – это тоже вряд поможет…

 

Почему 100% знание Excel оказывается бесполезным при внедрении системы управления финансами?

 

Исходя из нашего опыта, чтобы построить систему управления финансами с помощью Excel – совсем не обязательно досконально его знать. Если вы изучите Excel на 100%, то большая часть знаний вам не понадобится и останется лежать «мёртвым грузом».

 

В стандартную поставку Excel входит более 300 функций. Из них для создания системы управления финансами можно использовать максимум 30-40. Знание же остальных функций никак не поможет, а вероятнее всего – будет даже мешать.

 

Однако даже идеальное знание 30-40 нужных функций тоже мало чем поможет. Знать функции Excel – это очень важно, но гораздо важнее знать, какая функция лучше работает в той или иной ситуации.

 

Одна и та же функция может идеально подходить для решения одной задачи и сильно запутать решение другой. И при построении системы управления финансами гораздо важнее знать не то, как вычисляется формула, а то, в каком контексте и для решения каких задач она применяется!

 

Однако если информацию о том, как вычисляется та или иная формула можно прочитать в книге или в Интернете, то информации о том, в какой ситуации какие функции использовать – ни в книгах, ни в интернете просто нет!

 

В итоге знание хотя бы 10 функций Excel и умение применять их для решения конкретных практических задач – оказывается намного полезнее, чем 100% знание функционала Excel без привязки его к решению практических задач.

 

Но такого рода знания нельзя прочитать в книге или скачать из интернета. Его можно только наработать на практике.

 

 

Наш семинар – это не теория из книжек, а обобщение многолетнего опыта работы в Excel

 

Хоть мы и являемся ярыми приверженцами использования в управлении финансами специализированных информационных систем (типа Инталев или HeadWay), тем не менее, нам много раз приходилось организовывать решение тех или иных экономических задач в Excel (как для себя, так и для наших клиентов).

 

В результате мы наработали достаточно серьёзный опыт решения различных управленческих (и в особенности финансовых) задач в Excel и знаем где, какие функции и как работают.

 

Это знание далось нам непросто – наш путь к познанию Excel был усеян граблями. Мы успели набить все возможные и невозможные шишки, но постепенно наше знание Excel улучшалось, а арсенал применяемых методов и приёмов расширялся.

 

Результаты нашей работы превзошли самые смелые ожидания – больше 90% (!) задач, стоящих перед управленцами или экономистами мы решаем стандартными средствами Excel (то есть без макросов и без программирования). Не верите? Почитайте наши статьи:

 

«Фишки» Excel - Использование списков

 

«Фишки» Excel - Функция СуммЕсли

Анализ бюджета компании ИнвестФонд

 

 

Наши знания неоднократно (и успешно!) прошли суровые проверки реалиями отечественного бизнеса. И сейчас пришло время поделиться этими знаниями с Вами!

Основная идея нашего семинара – обучить участников приёмам работы в Excel, которые позволят им построить простую и надёжную систему бюджетирования, но при этом не потребуют знания сложных технологий, использования нестандартных возможностей или навыков программирования.

 

 

На нашем семинаре Вы научитесь составлять и решать задачи экономической оптимизации, что позволит Вам моментально находить оптимальный вариант достижения заданных целей в условиях жёсткого ограничения ресурсов или минимизировать расходы ресурсов (денежных, сырьевых, временных, трудовых) на пути к цели.

 

Вы изучите множество полезных функций и сервисных возможностей Excel, которые позволят Вам практически всю скучную и надоедливую работу «перепоручить» компьютеру и избавят Вас от множества ошибок, которые возникают по вине персонала.

 

Вы освоите приёмы автоматической работы с большими объёмами данных, которые избавит вас от множества однообразных операций. Вы сможете выбирать нужные Вам данные по одному или нескольким критериям, автоматически собирать из несколько таблиц (даже разнотипных!) одну и проделывать множество других полезных вещей.

 

Вы научитесь создавать такие системы файлов ссылок между файлами, которые не будут рушиться от каждого «чиха» и будут сохранять работоспособность даже после существенных правок исходных файлов.

 

На семинаре Вы освоите методы составления простых и удобочитаемых отчётов, которые смогут собирать информацию одновременно из нескольких файлов, которые при необходимости можно будет быстро проверить и легко расшифровать.

 

В результате нашего семинара:

 

Вы существенно улучшите знание Excel и значительно снизите трудоёмкость решаемых задач;

 

Вы снизите вероятность возникновения ошибок и существенно улучшите точность данных;

 

Вы сможете полноценно применять Excel для бюджетирования и управленческого учёта;

 

Вы сэкономите много времени, сил и нервной энергии.

 

Однако этот семинар будет полезен далеко не всем!

 

Мы будем рады видеть на семинаре людей, которые имеют опыт работы в Excel и чётко понимают – зачем он им нужен. Знают, какие задачи они хотят решить при помощи Excel и готовы работать над решением этих задач!

 

Но не приходите на наш семинар, если вы:

 

1. Думаете, что всю нужную информацию по Excel можно прочитать в книге или найти в интернете;

 

2. Считаете, что и так хорошо знаете Excel и сами можете научить кого угодно;

 

3. До семинара видели Excel три раза в жизни, и теперь мечтаете освоить его за один день;

 

4. Не хотите работать, разбираться и вникать в детали, а идёте на семинар «просто послушать»;

 

5. Считаете, что Вам нечего улучшить в системе бюджетирования и управленческого учёта.

 

Что делать, если у Вас сейчас нет времени посетить наш семинар?

 

А вы задумывались – почему? Если вы раз за разом вручную переносите данные из одного файла в другой, бесконечно пытаетесь «отловить» возникающие ошибки или каждый раз заново отстраиваете систему ссылок, которая неожиданно «рухнула» - у вас вряд ли когда-нибудь появится свободная минутка.

 

Сколько времени вы тратите ежемесячно на ту работу, которую так легко перепоручить компьютеру!? А каких результатов вы сможете добиться, если посвятите это время более полезной и интересной работе!?

 

Наш семинар длится всего 16 часов. Если вы попытаетесь освоить тот же самый объём информации по книгам, то потратите минимум 80-100 часов.

 

Но и это ещё не всё. Мы обещаем вам, что изученные методы сократят трудоёмкость Ваших операций в Excel минимум на 40%.

 

Но наш семинар экономит не только время. Подумайте – сколько сил и нервных клеток вы сохраните, если избавитесь от надоедливой рутины.

 

И что делать, если именно сейчас у Вашей компании нет денег на обучение?

 

Вполне резонная причина, чтобы не ходить на семинар. Но следующий семинар состоится не раньше, чем через полтора-два месяца. А если вы испытываете трудности с Excel’ем, то сколько времени и сил вы напрасно потратите за это время?

 

 

Стоимость участия в семинаре – 23 200,00 рублей. И никаких скидок!

 

Почему? А сколько, по-вашему, должен стоить семинар, который в разы повысит эффективность вашей работы в Excel и научит вас работать с большими объёмами данных, автоматически «таскать» данные из файла в файл, создавать отказоустойчивую систему ссылок, оформлять простые, но информативные финансовые отчёты и надёжно защищать свои данные?

 

Всё ещё сомневаетесь? Вот вам еще немного информации для размышления.

 

Курсы по программе Excel в нашем городе стоят от 3 800 до 6 400 рублей. Чему учат на таких курсах? Скопировать-вставить, распечатать, отформатировать ячейку, ввести формулу А+В=С, построить простенькую диаграмму - неужели вы этого не знаете?

 

 

Единственный хоть сколько-нибудь похожий курс (кстати, тоже в Москве) стоит 31 000 и читает его преподаватель информационных технологий, который изучил теорию бюджетирования. А наш курс читает монстр практического бюджетирования, который (опять же сугубо на практике!) освоил Excel. Улавливаете разницу? :)

 

Факты мы изложили, а решение принимать Вам

 

 

Однако некоторые несознательные личности всё ещё продолжают утверждать, что наш семинар слишком дорогой! Но вы ведь уже так не думаете, правда? :)

 

Когда мы слышим «У Вас слишком дорого» - невольно напрашивается вопрос: «А с чем вы сравниваете!?». В данном случае сравнивать не с чем. Наш семинар – первый (и пока единственный!) семинар по этой теме в России!

 

А давайте посмотрим, что такое 23 200,00 рублей в современном бизнесе? 23 200,00 - это месяц аренды десяти квадратных метров офиса, три дня проживания в гостинице, стоимость билета из Хабаровска в Москву, один ужин на четверых в ресторане или единственный в России семинар по бюджетированию в Excel!

 

Как думаете – какое из вышеуказанных вложений принесёт Вам больше прибыли в будущем?

 

Возможно ли такое, что мы потратим на обучение время, силы и деньги, но всё равно ничего не получится?

 

Да. Вполне возможно. Но как правило ничего не получается только у тех, кто ничего не делает! Очень важно после семинара начать применять его результаты на практике. Как правило – большинство проблем возникает именно на этапе практического применения полученных знаний. Поэтому мы решили помочь вам добиться конкретных результатов:

 

Мы будем не просто изучать Excel – все знания будут закрепляться на практике. Весь семинар мы будем работать на компьютерах, так что приносите с собой ноутбуки! 

 

Все участники семинара получат право получать бесплатные консультации ведущего в течении 6 месяцев (!!!) по телефону или email.

 

Каждый участник семинара получит CD, на котором будет записан комплект файлов, которые мы будем разбирать на семинаре. На CD будет пример организации системы бюджетирования и управленческого учёта в Excel. Так что если Вы не успеете что-то на семинаре, или захотите освежить в памяти формулы – вы всегда сможете посмотреть файлы на CD. И использовать эти файлы при построении своей системы бюджетирования.

 

 

Если Вы подозреваете, что Excel может намного больше, но не знаете всех его возможностей или хотите внедрить систему бюджетирования, но пока не готовы тратиться на покупку и настройку полноценной информационной системы - Мы с нетерпением ждём Вас на нашем семинаре!

 

 

P.S. Максимальное количество участников семинара – 16 человек. Этот семинар собирается очень быстро, но у Вас ещё есть шанс успеть!

 

 

Программа:

 

Экономическое моделирование и оптимизация в Excel

 

Ни для кого не секрет, что в Excel’е есть мощные средства анализа данных и поиска оптимальных решений, которые способны избавить пользователя от трудоёмких ручных расчётов. Однако ими мало кто пользуется.

 

Вы хотели бы за 5 минут рассчитать план производства, который принесёт компании максимум прибыли? А составить за 10 минут оптимальный график закупок, который учитывает складские остатки, потребности производства, нормы запасов, цены у разных поставщиков, сроки и стоимость доставки материалов разными видами транспорта?

 

На нашем семинаре вы узнаете, что скрывается за такими страшными словами как Таблица подстановок, Подбор параметра и Поиск решения.

 

Вы научитесь составлять экономические модели и с помощью Excel решать задачи по оптимальному распределению ресурсов в зависимости от поставленной цели и заданных ограничений.

 

Практикум «Решение задач экономической оптимизации»

 

Решаем задачи на поиск оптимального решения в Excel

 

Составление плана продаж, направленного на получение максимальной прибыли с учётом маркетинговых и производственных ограничений;

 

Составление плана минимизации затрат при условии 100% выполнения производственной программы и плана продаж.

 

 

Полезные функции и сервисные возможности Excel

 

Знакомы ли Вам ситуации, когда одни и те же данные приходится заносить в несколько разных мест вручную или каждый раз приходится вводить в разные ячейки однотипную информацию (например – приходится каждый раз вручную печатать фамилию менеджера). Но у Excel – богатые возможности и большую часть подобных задач можно легко автоматизировать.

 

На семинаре мы разберём некоторые функции и сервисные возможности Excel, которые будут полезны при ведении бюджетирования и управленческого учёта и избавят вас от множества «рутинных» операций.

 

Знание этих функций позволит вам сэкономить массу времени, сделать систему ссылок в наших файлах устойчивой к ошибкам и позволит минимизировать влияние «человеческого фактора».

 

Вы научитесь создавать именованные диапазоны данных и использовать их в формулах;

 

Вы узнаете, как можно использовать именованные диапазоны в качестве справочников, освоите создание выпадающих списков в ячейках;

 

Вы изучите логические функции, научитесь использовать формулы с условиями и функции «условных расчётов»;

 

Вы научитесь создавать и использовать систему ссылок, основанную на именованных диапазонах и логических формулах. Вы узнаете, почему такая система ссылок в разы надёжнее обычных ссылок.

 

Практикум «Разработка операционных бюджетов и полезные функции Excel»

 

Создаём основу для бюджетной системы компании и делаем файлы бюджетов

 

Создание справочников по технологии именованных диапазонов;

 

Создание «заготовок» для операционных бюджетов. Использование именованных диапазонов в бюджетах, использование единых справочников в разных бюджетах;

 

Создание таблицы целевых показателей и нормативов. Сквозное планирование на основе целевых показателей;

 

Создание системы ссылок, основанной на именованных диапазонах и логических формулах. Настройка таблицы нормативов и логических функций для автоматизации расчётов;

 

Заполнение бюджетов. Автоматический расчёт бюджетов на основании нормативов.

 

 

 

Работа с большими объёмами данных

 

Вы научитесь эффективно работать с таблицами, которые содержат огромные объёмы данных – сотни столбцов и тысячи строк.

 

Мы с вами изучим приёмы эффективной работы с большими списками и таблицами: простую и многоуровневую сортировку, подведение промежуточных итогов, удаление дубликатов, работа с фильтрами и т.д.. Это избавит вас от множества однообразных операций, которые сейчас Вам приходится проделывать вручную;

 

Вы освоите формулы, которые позволяют автоматически выбрать из большой таблицы данные, отвечающие нескольким определённым критериям, и научитесь «вытаскивать» одни и те же данные в несколько разных мест в зависимости от заданных условий;

 

На семинаре мы разберём механизмы консолидации, которые позволяют автоматически собирать из несколько таблиц (даже разнотипных!) одну;

 

Вы изучите механизмы импорта данных, который позволяют «разобрать» одну большую таблицу на несколько таблиц поменьше в зависимости от заданных условий;

 

Мы изучим механизмы запросов, которые позволяют на основании большой таблицы построить таблицу или отчёт меньшего объёма, который содержит только нужные вам данные.

 

Практикум «Управленческий учёт и работа с большими таблицами»

 

Разрабатываем файлы для ведения управленческого учёта

 

Организация таблиц управленческого учёта, их интеграция со справочниками бюджетирования;

 

Приёмы работы с большими массивами на примере таблиц управленческого учёта;

 

Как использовать логические формулы и формулы условий в управленческом учёте?

 

Формулы массивов и выборка данных из таблиц управленческого учёта по нескольким параметрам одновременно;

 

Механизмы импорта и создание небольших таблиц-отчётов на основании большой таблицы управленческого учёта;

 

Консолидация данных и построение одной результирующей таблицы на основании нескольких исходных.

 

Организация файлов и система ссылок

 

При организации системы бюджетирования и управленческого учёта в Excel часто получается достаточно сложная система и когда один человек вносит изменения в свой рабочий файл – в остальных файлах «разваливается» система ссылок. Или кто-то перемещает файл на своём компьютере из одной папки в другую, а в итоговых таблицах «ползут» результаты расчётов. В общем – проблем много, ошибки возникают часто, а искать их тяжело.

 

Но такая ситуация это вполне закономерна. Excel ни в коем случае не база данных, да и для сетевой многопользовательской работы он не предназначен.

 

Тем не менее, есть несколько хитрых правил организации файлов и ссылок (о которых мало кто знает), соблюдение которых позволит вам избежать большинства проблем, характерных для многопользовательской работы в Excel.

 

В процессе изучения этой темы вы узнаете, как организовать систему файлов, чтобы многие пользователи могли совместно использовать одни и те же справочники;

 

Я покажу вам, как можно организовать файлы Excel, чтобы каждый из пользователей имел возможность редактировать свои данные, не разрушая систему ссылок в других файлах;

 

Вы научитесь собирать данные одновременно из нескольких файлов и увидите, как эффективно наладить обмен данными между несколькими файлами.

 

Практикум «Объединение отдельных бюджетов в систему и организация файлов»

 

Сводим ранее созданные файлы бюджетирования и управленческого учёта в единую систему, создание ссылок между файлами.

 

Механизмы импорта и запросы. Обновление ссылок. Прямые и обратные связи;

 

Создание системы файлов из отдельных бюджетов;

 

Организация обмена данными между двумя файлами;

 

Организация обмена данными между несколькими файлами;

 

Сводим несколько файлов в один и разбираем один файл на несколько.

 

 

 

Управленческие отчёты и компоновка информации

 

Собрать информацию – это только половина дела. Не менее важно правильно её преподнести. Но именно в этот момент на выходе вместо красивых финансовых отчётов может получиться громоздкая и неудобная мешанина цифр.

 

На нашем семинаре вы узнаете, почему вместо отчёта получается «мешанина цифр» и как этого избежать? Мы рассмотрим правила, которые обязательно надо соблюдать, если Вы хотите получить полные, полезные и лёгкие для восприятия отчёты;

 

Мы изучим настройку и использование группировок, которые позволят вам организовать расшифровки, подсчёт промежуточных итогов, улучшат детализацию таблиц и их сделают более удобными в работе;

 

Вы научитесь создавать отчёты с помощью сводных таблиц, настраивать такие отчёты и работать со сводными диаграммами;

 

Мы изучим условное форматирование, которое позволит вам автоматически выделять нужные данные в зависимости от заданных условий.

 

Практикум «Создание итоговых бюджетов и механизмы создание отчётов»

 

Учимся составлять, простые и понятные отчёты. Вытаскиваем разные данные из разный файлов.

 

Сводные таблицы и создание детализированных расшифровок для операционных бюджетов;

 

Использование механизма «Консолидация» при создании сводных таблиц;

 

Создание форм итоговых бюджетов компании (БДР, БДДС, Управленческий баланс). Группировки статей, промежуточные итоги, форматирование;

 

Наполнение форм итоговых бюджетов данными. Создание ссылок на ранее созданные бюджеты. Использование данных из разных файлов;

 

Детальные расшифровки в итоговых отчётах или как «вытащить» из другого файла не отдельное значение, а целую таблицу?

 

 

 

Защита информации

 

Ваши система бюджетирования и управленческого учёта будет гораздо надёжнее и стабильнее, если установить хотя бы минимальную защиту. Конечно, это не защитит её от профессиональных хакеров, но вполне надёжно защитит от неквалифицированных пользователей и неосторожного обращения.

 

Как избежать «самодеятельности» при вводе данных?

 

Как установить разные права и ограничения на работу с файлом разным людям?

 

Как узнать – кто последний менял файл и как восстановить изменённые данные?

 

Практикум «Установка защиты»

 

Разграничение прав доступа и установка защиты на файлы бюджетирования.

 

 

 

 

Как превратить Excel из программы для простейших вычислений в мощную информационную систему, которая сможет оперировать большими объёмами данных?

 

Как избавиться от большинства рутинных операций, которые приходится выполнять экономисту и «перепоручить» их компьютеру?

 

Как создать в Excel стройную систему файлов и ссылок, которая не будет рушиться от малейших изменений?

 

 

Наверное, на свете нет ни одного экономиста или финансиста, который не использует Excel в своей повседневной деятельности. На первый взгляд кажется, что Excel – идеальная система для экономиста. Именно поэтому большая часть компаний малого бизнеса (да и среднего тоже) использует Excel как средство автоматизации бюджетирования и управленческого учёта.

 

Но Excel – это не база данных. И для многопользовательской работы он не предназначен. Так что если использовать его в качестве автоматизированной системы управления финансами – возникает множество проблем, которые сильно осложняют жизнь его пользователям.

 

Если вы давно и плотно работаете в Excel, то наверняка сталкивались с такими (или похожими) проблемами:

 

Знаете ли вы случаи, когда из-за маленькой ошибки в данных приходилось вручную перепроверять огромные таблицы?

 

Известны ли Вам случаи, когда из-за того, что один пользователь редактировал свой файл, «слетали» ссылки или данные в других файлах?

 

Сталкивались ли вы с ситуациями, когда пользователи вводили в свои файлы разные данные (например, использовали разные списки покупателей) из-за чего потом приходилось сверять файлы вручную?

 

Вам встречались ситуации, когда приходилось вручную выполнять трудоёмкие операции? (например – удалять дубли из таблицы в 15 000 строк, сравнить между собой два разных списка или выбирать с одного листа на другой данные, отвечающие сразу нескольким условиям)

 

Знакомы ли вы с людьми, у которых много времени, сил и энергии уходит на проверку правильности заполнения данных и приведение файлов в «благопристойный» вид?

Случалось ли Вам работать с данными, которые собирались из нескольких файлов, из-за чего было сложно проверить их достоверность и правильность расчётов?

 

Подобного рода сложности существенно ограничивают использование Excel и заставляют экономистов большую часть времени заниматься скучной и однообразной работой – контролем за правильностью данных, ручным переносом данных из одного файла в другой, устранением «глюков», поиском ошибок и т.д..

 

Как бы прискорбно это не звучало, но примерно 70% систем управления финансами, которые нам приходилось встречать на платформе Excel – это бессвязные наборы файлов, данные между которыми переносятся практически вручную (путём копирования и вставки).

 

 

Однако Excel – достаточно мощная платформа, которая при правильном подходе может без сбоев обрабатывать огромные объёмы данных.

 

От чего зависит стабильная работа Excel и его умение обрабатывать большие объёмы данных?

 

Как ни странно, но стабильность и предсказуемость работы Excel зависит только от формул, которые вы в него ввели. Я постараюсь объяснить это на примере.

 

Давайте представим себе двух школьников – пускай это будут Вася и Петя. Вася уже знает умножение, а Петя – ещё нет. Один и тот же пример, пускай это будет 8 умножить на 5, они будут решить разными способами:

 

Вася – 8 х 5 = 40;

 

Петя – 8 + 8 + 8 + 8 + 8 = 40.

 

Вася решил задачу в одно действие, а Петя – в четыре.

 

Примерно то же самое происходит и в Excel. Практически любую задачу в Excel можно решить несколькими способами. Только одни способы сложные и ненадёжные, а другие – надёжные и простые.

 

Не верите? Вот Вам простейший пример с формулой суммы:

 

А попробуйте удалить, например, шестую строку – сложная и ненадёжная формула «развалится».

 

Работоспособность и надёжность системы управления финансами, созданной в Excel, зависит в большей степени не от возможностей программы, а от методов, которые используются при решении задач.

 

Поверьте мне – возможностей в Excel больше чем достаточно, и именно поэтому практически любую задачу можно решить несколькими способами (как правило, тремя-четырьмя). Весь вопрос в том, какой способ решения выбрать.

 

На этом этапе важнее всего – хорошее знание возможностей Excel. Однако по статистике 90% пользователей знают Excel на 10%. И поэтому решают стоящую перед ними задачу не оптимальным, а известным им способом. Вот и получается, что лучше всего решать задачу умножением, а решают её сложением (потому что не знают умножения).

 

Однако вины самих пользователей в этом нет. Научиться адекватно работать в Excel’e у нас практически негде. На компьютерных курсах, как правило, учат только простейшим операциям, а специализированных курсов типа «Excel для экономистов» у нас просто нет.

 

Однако есть и хорошие новости. Даже если изучить Excel на 100% – это тоже вряд поможет…

 

Почему 100% знание Excel оказывается бесполезным при внедрении системы управления финансами?

 

Исходя из нашего опыта, чтобы построить систему управления финансами с помощью Excel – совсем не обязательно досконально его знать. Если вы изучите Excel на 100%, то большая часть знаний вам не понадобится и останется лежать «мёртвым грузом».

 

В стандартную поставку Excel входит более 300 функций. Из них для создания системы управления финансами можно использовать максимум 30-40. Знание же остальных функций никак не поможет, а вероятнее всего – будет даже мешать.

 

Однако даже идеальное знание 30-40 нужных функций тоже мало чем поможет. Знать функции Excel – это очень важно, но гораздо важнее знать, какая функция лучше работает в той или иной ситуации.

 

Одна и та же функция может идеально подходить для решения одной задачи и сильно запутать решение другой. И при построении системы управления финансами гораздо важнее знать не то, как вычисляется формула, а то, в каком контексте и для решения каких задач она применяется!

 

Однако если информацию о том, как вычисляется та или иная формула можно прочитать в книге или в Интернете, то информации о том, в какой ситуации какие функции использовать – ни в книгах, ни в интернете просто нет!

 

В итоге знание хотя бы 10 функций Excel и умение применять их для решения конкретных практических задач – оказывается намного полезнее, чем 100% знание функционала Excel без привязки его к решению практических задач.

 

Но такого рода знания нельзя прочитать в книге или скачать из интернета. Его можно только наработать на практике.

 

 

Наш семинар – это не теория из книжек, а обобщение многолетнего опыта работы в Excel

 

Хоть мы и являемся ярыми приверженцами использования в управлении финансами специализированных информационных систем (типа Инталев или HeadWay), тем не менее, нам много раз приходилось организовывать решение тех или иных экономических задач в Excel (как для себя, так и для наших клиентов).

 

В результате мы наработали достаточно серьёзный опыт решения различных управленческих (и в особенности финансовых) задач в Excel и знаем где, какие функции и как работают.

 

Это знание далось нам непросто – наш путь к познанию Excel был усеян граблями. Мы успели набить все возможные и невозможные шишки, но постепенно наше знание Excel улучшалось, а арсенал применяемых методов и приёмов расширялся.

 

Результаты нашей работы превзошли самые смелые ожидания – больше 90% (!) задач, стоящих перед управленцами или экономистами мы решаем стандартными средствами Excel (то есть без макросов и без программирования). Не верите? Почитайте наши статьи:

 

«Фишки» Excel - Использование списков

 

«Фишки» Excel - Функция СуммЕсли

Анализ бюджета компании ИнвестФонд

 

 

Наши знания неоднократно (и успешно!) прошли суровые проверки реалиями отечественного бизнеса. И сейчас пришло время поделиться этими знаниями с Вами!

Основная идея нашего семинара – обучить участников приёмам работы в Excel, которые позволят им построить простую и надёжную систему бюджетирования, но при этом не потребуют знания сложных технологий, использования нестандартных возможностей или навыков программирования.

 

 

На нашем семинаре Вы научитесь составлять и решать задачи экономической оптимизации, что позволит Вам моментально находить оптимальный вариант достижения заданных целей в условиях жёсткого ограничения ресурсов или минимизировать расходы ресурсов (денежных, сырьевых, временных, трудовых) на пути к цели.

 

Вы изучите множество полезных функций и сервисных возможностей Excel, которые позволят Вам практически всю скучную и надоедливую работу «перепоручить» компьютеру и избавят Вас от множества ошибок, которые возникают по вине персонала.

 

Вы освоите приёмы автоматической работы с большими объёмами данных, которые избавит вас от множества однообразных операций. Вы сможете выбирать нужные Вам данные по одному или нескольким критериям, автоматически собирать из несколько таблиц (даже разнотипных!) одну и проделывать множество других полезных вещей.

 

Вы научитесь создавать такие системы файлов ссылок между файлами, которые не будут рушиться от каждого «чиха» и будут сохранять работоспособность даже после существенных правок исходных файлов.

 

На семинаре Вы освоите методы составления простых и удобочитаемых отчётов, которые смогут собирать информацию одновременно из нескольких файлов, которые при необходимости можно будет быстро проверить и легко расшифровать.

 

В результате нашего семинара:

 

Вы существенно улучшите знание Excel и значительно снизите трудоёмкость решаемых задач;

 

Вы снизите вероятность возникновения ошибок и существенно улучшите точность данных;

 

Вы сможете полноценно применять Excel для бюджетирования и управленческого учёта;

 

Вы сэкономите много времени, сил и нервной энергии.

 

Однако этот семинар будет полезен далеко не всем!

 

Мы будем рады видеть на семинаре людей, которые имеют опыт работы в Excel и чётко понимают – зачем он им нужен. Знают, какие задачи они хотят решить при помощи Excel и готовы работать над решением этих задач!

 

Но не приходите на наш семинар, если вы:

 

1. Думаете, что всю нужную информацию по Excel можно прочитать в книге или найти в интернете;

 

2. Считаете, что и так хорошо знаете Excel и сами можете научить кого угодно;

 

3. До семинара видели Excel три раза в жизни, и теперь мечтаете освоить его за один день;

 

4. Не хотите работать, разбираться и вникать в детали, а идёте на семинар «просто послушать»;

 

5. Считаете, что Вам нечего улучшить в системе бюджетирования и управленческого учёта.

 

Что делать, если у Вас сейчас нет времени посетить наш семинар?

 

А вы задумывались – почему? Если вы раз за разом вручную переносите данные из одного файла в другой, бесконечно пытаетесь «отловить» возникающие ошибки или каждый раз заново отстраиваете систему ссылок, которая неожиданно «рухнула» - у вас вряд ли когда-нибудь появится свободная минутка.

 

Сколько времени вы тратите ежемесячно на ту работу, которую так легко перепоручить компьютеру!? А каких результатов вы сможете добиться, если посвятите это время более полезной и интересной работе!?

 

Наш семинар длится всего 16 часов. Если вы попытаетесь освоить тот же самый объём информации по книгам, то потратите минимум 80-100 часов.

 

Но и это ещё не всё. Мы обещаем вам, что изученные методы сократят трудоёмкость Ваших операций в Excel минимум на 40%.

 

Но наш семинар экономит не только время. Подумайте – сколько сил и нервных клеток вы сохраните, если избавитесь от надоедливой рутины.

 

И что делать, если именно сейчас у Вашей компании нет денег на обучение?

 

Вполне резонная причина, чтобы не ходить на семинар. Но следующий семинар состоится не раньше, чем через полтора-два месяца. А если вы испытываете трудности с Excel’ем, то сколько времени и сил вы напрасно потратите за это время?

 

 

Стоимость участия в семинаре – 23 200,00 рублей. И никаких скидок!

 

Почему? А сколько, по-вашему, должен стоить семинар, который в разы повысит эффективность вашей работы в Excel и научит вас работать с большими объёмами данных, автоматически «таскать» данные из файла в файл, создавать отказоустойчивую систему ссылок, оформлять простые, но информативные финансовые отчёты и надёжно защищать свои данные?

 

Всё ещё сомневаетесь? Вот вам еще немного информации для размышления.

 

Курсы по программе Excel в нашем городе стоят от 3 800 до 6 400 рублей. Чему учат на таких курсах? Скопировать-вставить, распечатать, отформатировать ячейку, ввести формулу А+В=С, построить простенькую диаграмму - неужели вы этого не знаете?

 

 

Единственный хоть сколько-нибудь похожий курс (кстати, тоже в Москве) стоит 31 000 и читает его преподаватель информационных технологий, который изучил теорию бюджетирования. А наш курс читает монстр практического бюджетирования, который (опять же сугубо на практике!) освоил Excel. Улавливаете разницу? :)

 

Факты мы изложили, а решение принимать Вам

 

 

Однако некоторые несознательные личности всё ещё продолжают утверждать, что наш семинар слишком дорогой! Но вы ведь уже так не думаете, правда? :)

 

Когда мы слышим «У Вас слишком дорого» - невольно напрашивается вопрос: «А с чем вы сравниваете!?». В данном случае сравнивать не с чем. Наш семинар – первый (и пока единственный!) семинар по этой теме в России!

 

А давайте посмотрим, что такое 23 200,00 рублей в современном бизнесе? 23 200,00 - это месяц аренды десяти квадратных метров офиса, три дня проживания в гостинице, стоимость билета из Хабаровска в Москву, один ужин на четверых в ресторане или единственный в России семинар по бюджетированию в Excel!

 

Как думаете – какое из вышеуказанных вложений принесёт Вам больше прибыли в будущем?

 

Возможно ли такое, что мы потратим на обучение время, силы и деньги, но всё равно ничего не получится?

 

Да. Вполне возможно. Но как правило ничего не получается только у тех, кто ничего не делает! Очень важно после семинара начать применять его результаты на практике. Как правило – большинство проблем возникает именно на этапе практического применения полученных знаний. Поэтому мы решили помочь вам добиться конкретных результатов:

 

Мы будем не просто изучать Excel – все знания будут закрепляться на практике. Весь семинар мы будем работать на компьютерах, так что приносите с собой ноутбуки! 

 

Все участники семинара получат право получать бесплатные консультации ведущего в течении 6 месяцев (!!!) по телефону или email.

 

Каждый участник семинара получит CD, на котором будет записан комплект файлов, которые мы будем разбирать на семинаре. На CD будет пример организации системы бюджетирования и управленческого учёта в Excel. Так что если Вы не успеете что-то на семинаре, или захотите освежить в памяти формулы – вы всегда сможете посмотреть файлы на CD. И использовать эти файлы при построении своей системы бюджетирования.

 

 

Если Вы подозреваете, что Excel может намного больше, но не знаете всех его возможностей или хотите внедрить систему бюджетирования, но пока не готовы тратиться на покупку и настройку полноценной информационной системы - Мы с нетерпением ждём Вас на нашем семинаре!

 

 

P.S. Максимальное количество участников семинара – 16 человек. Этот семинар собирается очень быстро, но у Вас ещё есть шанс успеть!

 

 

Программа:

 

Экономическое моделирование и оптимизация в Excel

 

Ни для кого не секрет, что в Excel’е есть мощные средства анализа данных и поиска оптимальных решений, которые способны избавить пользователя от трудоёмких ручных расчётов. Однако ими мало кто пользуется.

 

Вы хотели бы за 5 минут рассчитать план производства, который принесёт компании максимум прибыли? А составить за 10 минут оптимальный график закупок, который учитывает складские остатки, потребности производства, нормы запасов, цены у разных поставщиков, сроки и стоимость доставки материалов разными видами транспорта?

 

На нашем семинаре вы узнаете, что скрывается за такими страшными словами как Таблица подстановок, Подбор параметра и Поиск решения.

 

Вы научитесь составлять экономические модели и с помощью Excel решать задачи по оптимальному распределению ресурсов в зависимости от поставленной цели и заданных ограничений.

 

Практикум «Решение задач экономической оптимизации»

 

Решаем задачи на поиск оптимального решения в Excel

 

Составление плана продаж, направленного на получение максимальной прибыли с учётом маркетинговых и производственных ограничений;

 

Составление плана минимизации затрат при условии 100% выполнения производственной программы и плана продаж.

 

 

Полезные функции и сервисные возможности Excel

 

Знакомы ли Вам ситуации, когда одни и те же данные приходится заносить в несколько разных мест вручную или каждый раз приходится вводить в разные ячейки однотипную информацию (например – приходится каждый раз вручную печатать фамилию менеджера). Но у Excel – богатые возможности и большую часть подобных задач можно легко автоматизировать.

 

На семинаре мы разберём некоторые функции и сервисные возможности Excel, которые будут полезны при ведении бюджетирования и управленческого учёта и избавят вас от множества «рутинных» операций.

 

Знание этих функций позволит вам сэкономить массу времени, сделать систему ссылок в наших файлах устойчивой к ошибкам и позволит минимизировать влияние «человеческого фактора».

 

Вы научитесь создавать именованные диапазоны данных и использовать их в формулах;

 

Вы узнаете, как можно использовать именованные диапазоны в качестве справочников, освоите создание выпадающих списков в ячейках;

 

Вы изучите логические функции, научитесь использовать формулы с условиями и функции «условных расчётов»;

 

Вы научитесь создавать и использовать систему ссылок, основанную на именованных диапазонах и логических формулах. Вы узнаете, почему такая система ссылок в разы надёжнее обычных ссылок.

 

Практикум «Разработка операционных бюджетов и полезные функции Excel»

 

Создаём основу для бюджетной системы компании и делаем файлы бюджетов

 

Создание справочников по технологии именованных диапазонов;

 

Создание «заготовок» для операционных бюджетов. Использование именованных диапазонов в бюджетах, использование единых справочников в разных бюджетах;

 

Создание таблицы целевых показателей и нормативов. Сквозное планирование на основе целевых показателей;

 

Создание системы ссылок, основанной на именованных диапазонах и логических формулах. Настройка таблицы нормативов и логических функций для автоматизации расчётов;

 

Заполнение бюджетов. Автоматический расчёт бюджетов на основании нормативов.

 

 

 

Работа с большими объёмами данных

 

Вы научитесь эффективно работать с таблицами, которые содержат огромные объёмы данных – сотни столбцов и тысячи строк.

 

Мы с вами изучим приёмы эффективной работы с большими списками и таблицами: простую и многоуровневую сортировку, подведение промежуточных итогов, удаление дубликатов, работа с фильтрами и т.д.. Это избавит вас от множества однообразных операций, которые сейчас Вам приходится проделывать вручную;

 

Вы освоите формулы, которые позволяют автоматически выбрать из большой таблицы данные, отвечающие нескольким определённым критериям, и научитесь «вытаскивать» одни и те же данные в несколько разных мест в зависимости от заданных условий;

 

На семинаре мы разберём механизмы консолидации, которые позволяют автоматически собирать из несколько таблиц (даже разнотипных!) одну;

 

Вы изучите механизмы импорта данных, который позволяют «разобрать» одну большую таблицу на несколько таблиц поменьше в зависимости от заданных условий;

 

Мы изучим механизмы запросов, которые позволяют на основании большой таблицы построить таблицу или отчёт меньшего объёма, который содержит только нужные вам данные.

 

Практикум «Управленческий учёт и работа с большими таблицами»

 

Разрабатываем файлы для ведения управленческого учёта

 

Организация таблиц управленческого учёта, их интеграция со справочниками бюджетирования;

 

Приёмы работы с большими массивами на примере таблиц управленческого учёта;

 

Как использовать логические формулы и формулы условий в управленческом учёте?

 

Формулы массивов и выборка данных из таблиц управленческого учёта по нескольким параметрам одновременно;

 

Механизмы импорта и создание небольших таблиц-отчётов на основании большой таблицы управленческого учёта;

 

Консолидация данных и построение одной результирующей таблицы на основании нескольких исходных.

 

Организация файлов и система ссылок

 

При организации системы бюджетирования и управленческого учёта в Excel часто получается достаточно сложная система и когда один человек вносит изменения в свой рабочий файл – в остальных файлах «разваливается» система ссылок. Или кто-то перемещает файл на своём компьютере из одной папки в другую, а в итоговых таблицах «ползут» результаты расчётов. В общем – проблем много, ошибки возникают часто, а искать их тяжело.

 

Но такая ситуация это вполне закономерна. Excel ни в коем случае не база данных, да и для сетевой многопользовательской работы он не предназначен.

 

Тем не менее, есть несколько хитрых правил организации файлов и ссылок (о которых мало кто знает), соблюдение которых позволит вам избежать большинства проблем, характерных для многопользовательской работы в Excel.

 

В процессе изучения этой темы вы узнаете, как организовать систему файлов, чтобы многие пользователи могли совместно использовать одни и те же справочники;

 

Я покажу вам, как можно организовать файлы Excel, чтобы каждый из пользователей имел возможность редактировать свои данные, не разрушая систему ссылок в других файлах;

 

Вы научитесь собирать данные одновременно из нескольких файлов и увидите, как эффективно наладить обмен данными между несколькими файлами.

 

Практикум «Объединение отдельных бюджетов в систему и организация файлов»

 

Сводим ранее созданные файлы бюджетирования и управленческого учёта в единую систему, создание ссылок между файлами.

 

Механизмы импорта и запросы. Обновление ссылок. Прямые и обратные связи;

 

Создание системы файлов из отдельных бюджетов;

 

Организация обмена данными между двумя файлами;

 

Организация обмена данными между несколькими файлами;

 

Сводим несколько файлов в один и разбираем один файл на несколько.

 

 

 

Управленческие отчёты и компоновка информации

 

Собрать информацию – это только половина дела. Не менее важно правильно её преподнести. Но именно в этот момент на выходе вместо красивых финансовых отчётов может получиться громоздкая и неудобная мешанина цифр.

 

На нашем семинаре вы узнаете, почему вместо отчёта получается «мешанина цифр» и как этого избежать? Мы рассмотрим правила, которые обязательно надо соблюдать, если Вы хотите получить полные, полезные и лёгкие для восприятия отчёты;

 

Мы изучим настройку и использование группировок, которые позволят вам организовать расшифровки, подсчёт промежуточных итогов, улучшат детализацию таблиц и их сделают более удобными в работе;

 

Вы научитесь создавать отчёты с помощью сводных таблиц, настраивать такие отчёты и работать со сводными диаграммами;

 

Мы изучим условное форматирование, которое позволит вам автоматически выделять нужные данные в зависимости от заданных условий.

 

Практикум «Создание итоговых бюджетов и механизмы создание отчётов»

 

Учимся составлять, простые и понятные отчёты. Вытаскиваем разные данные из разный файлов.

 

Сводные таблицы и создание детализированных расшифровок для операционных бюджетов;

 

Использование механизма «Консолидация» при создании сводных таблиц;

 

Создание форм итоговых бюджетов компании (БДР, БДДС, Управленческий баланс). Группировки статей, промежуточные итоги, форматирование;

 

Наполнение форм итоговых бюджетов данными. Создание ссылок на ранее созданные бюджеты. Использование данных из разных файлов;

 

Детальные расшифровки в итоговых отчётах или как «вытащить» из другого файла не отдельное значение, а целую таблицу?

 

 

 

Защита информации

 

Ваши система бюджетирования и управленческого учёта будет гораздо надёжнее и стабильнее, если установить хотя бы минимальную защиту. Конечно, это не защитит её от профессиональных хакеров, но вполне надёжно защитит от неквалифицированных пользователей и неосторожного обращения.

 

Как избежать «самодеятельности» при вводе данных?

 

Как установить разные права и ограничения на работу с файлом разным людям?

 

Как узнать – кто последний менял файл и как восстановить изменённые данные?

 

Практикум «Установка защиты»

 

Разграничение прав доступа и установка защиты на файлы бюджетирования.

 

 

 

Ведущий

Здравствуйте! Меня зовут Илья Гришин. Я – специалист по управлению финансами и занимаюсь этим уже 17 лет.

За это время я прошел путь от начинающего экономиста до владельца бизнеса. В настоящее время я постоянно веду проекты по разработке, внедрению и автоматизации систем бюджетирования и управленческого учета.

За время работы мне удалось побывать на всех фронтах управления финансами:

  1. Я был экономистом, который разрабатывает и внедряет систему управления финансами на предприятии своими силами.
  2. Выступал в роли специалиста, который взаимодействует с внешними консультантами в процессе разработки и внедрения системы управления финансами.
  3. Работал консультантом по разработке, внедрению и автоматизации бюджетного управления и управленческого учета и выполнял проекты автоматизации своими руками.
  4. Руководил консультантами по бюджетированию и программистами. И, в силу необходимости, - сам научился программировать на 1С.

    Более того – мне посчастливилось работать с бизнесами совершенно разных направлений и масштабов 

    Рубрика:  Финансы СЕМИНАРЫ ИЛИ НАПРАВЛЕНИЯ:  Семинар

    Календарь мероприятий

    понедельник вторник среда четверг пятница суббота воскресенье
    26
    27
    28
    29
    30
    1
    2
     
     
     
     
     
     
     
    3
    4
    5
    6
    7
    8
    9
     
     
     
     
     
     
     
    10
    11
    12
    13
    14
    15
    16
     
     
     
     
     
     
    17
    18
    19
    20
    21
    22
    23
     
     
     
     
     
    24
    25
    26
    27
    28
    29
    30
     
     
     
     
     
     
    31
    1
    2
    3
    4
    5
    6
     
     
     
     
     
     
     

    Наши клиенты